Politique de confidentialité

Pour les visiteurs de sites Web, les contacts de compte, les prospects, les contacts support, les contacts de facturation et les utilisateurs de la main‑d’œuvre de Sundae, Sundae est généralement le responsable du traitement / l’entreprise déterminant les finalités du traitement.

Pour les données qu’une organisation téléverse ou connecte pour exploiter son compte («Customer Data»), l’organisation décide généralement des finalités et des moyens. Elle peut être le responsable du traitement / l’entreprise (y compris l’employeur, l’exploitant de lieu ou le prestataire de services), et Sundae agit généralement en tant que sous‑traitant / prestataire de services. L’organisation est responsable des avis, de la base légale, des permissions et de la réponse aux demandes de ses employés, candidats, invités et clients. Un DPA, un bon de commande ou un contrat de revendeur peut répartir les rôles différemment pour un service particulier.

Compte et identité : nom, identifiant, email, téléphone, informations d’identifiants de mot de passe, métadonnées MFA/SSO/WebAuthn, rôle, organisation, langue, fuseau horaire et préférences.

Organisation et informations commerciales : personne morale, adresse commerciale, identifiants fiscaux/TVA, emplacements/points de vente, contacts de facturation, abonnement/SKU, factures, statut de paiement, droits de support et relation de revendeur. Les numéros de carte de paiement sont traités par des prestataires de paiement ; Sundae ne stocke pas intentionnellement les numéros de carte complets.

Données commerciales Core : commandes POS et lignes d’articles, chiffre d’affaires, moyens de paiement, remises, remboursements, économie des livraisons, inventaire, achats, fournisseurs, réservations, comptabilité/compte de résultat, campagnes marketing, avis, interactions clients, prévisions, benchmarks, rapports et notes opérationnelles. Celles‑ci peuvent contenir des noms, emails, téléphones, adresses ou des informations personnelles en texte libre fournies par le Client.

Données workforce Crew : profils employés/membres, noms légaux/préférés, contacts et contacts d’urgence, numéros employés, postes, départements, managers, affectations d’établissement/site, statut/type d’emploi, dates d’embauche/fin, autorisation de travail, disponibilités, plannings, échanges de postes, temps et présence, pauses, corrections, congés et soldes, signaux de performance/workforce, rémunération/taux, pourboires, notes de frais, prêts, retenues, saisies, avantages, ayants droit, candidatures de recrutement, signatures électroniques, contrats, politiques, certifications et activité de self‑service employé.

Données sensibles ou de catégories particulières lorsque activées par le Client : identifiants gouvernementaux/passeport/résidence et identifiants fiscaux, coordonnées bancaires/paiement, jetons biométriques ou de kiosque, géolocalisation associée à la présence, attributs démographiques/DEI, documents de santé ou de congé, informations sur les avantages/dépendants et autres données protégées par le droit local. Ces champs sont optionnels ou soumis à permission là où pris en charge et ne doivent être collectés que lorsque le Client dispose d’une base légale et d’une nécessité.

Données invité, client et événement : profils CRM, historique fidélité/visites, réservations, avis, retours, dossiers, contacts de livraison traiteur et préférences marketing.

Communications et contenu : tickets de support, messages de chat, questions Ask Sundae, fichiers téléversés, informations d’appel/email/calendrier lorsqu’elles sont connectées, réponses à des enquêtes, retours et preuves de signature électronique.

IA et informations dérivées : invites (prompts), texte de requête, contexte sélectionné, réponses générées, classifications, confiance/provenance, approbations d’action, hachages d’invite, modèle/route, utilisation de tokens/crédits, enregistrements de décision/rejeu et diagnostics rédigés. Nous concevons le parcours IA pour limiter l’accès par locataire et rédiger ou minimiser les informations personnelles, mais les Clients ne doivent pas soumettre de données sensibles inutiles.

Données d’intégration et de sécurité : identifiants de connecteur, métadonnées OAuth/API, événements webhook, curseurs de synchronisation, noms de fichiers, statut de santé, métadonnées d’identifiants masqués, adresse IP, appareil/navigateurs, journaux, événements d’audit, données de session, localisation approximative, signaux de fraude/sécurité et enregistrements d’incident.

Cookies et technologies similaires : identifiants essentiels de session/authentification, préférences, analytics et (lorsque consenti séparément) identifiants de mesure marketing.

Nous recevons des informations de votre part ; de votre organisation ou de ses administrateurs ; des employés, candidats, invités et clients via les Données Client ; des systèmes et partenaires connectés ; des prestataires de paiement, d’hébergement, d’analytics, d’email, de sécurité et de support ; de sources publiques ; et de votre navigateur/appareil.

Nous utilisons les informations pour fournir et sécuriser les Services, authentifier les utilisateurs, appliquer le périmètre et les permissions de l’organisation, synchroniser les intégrations, générer des rapports/benchmarks/prévisions, exploiter les flux Crew, produire la préparation de la paie et les exports, fournir des bulletins et documents de support, assurer le support, communiquer des avis de service, traiter la facturation, prévenir la fraude et les abus, surveiller la fiabilité, enquêter sur les incidents, améliorer les produits, créer des Aggregated Data, respecter la loi et gérer les litiges. Lorsque requis, les bases incluent le contrat, les intérêts légitimes pondérés face aux droits, le consentement, les obligations légales et les motifs vitaux/d’intérêt public reconnus par le droit local. Les Clients choisissent la base pour leurs Données Client.

Nous n’utilisons pas les Données Client à une fin incompatible avec les instructions du Client. Nous ne vendons pas sciemment des informations personnelles contre rémunération. Tout mécanisme d’« échange » ou d’option de refus de publicité ciblée disponible en vertu du droit local est respecté via le mécanisme de préférence applicable.

Les requêtes IA transitent par la passerelle contrôlée de Sundae vers des fournisseurs approuvés et sont soumises à la portée locataire, contrôles de routage, vérifications de sécurité, comptabilisation des crédits et audit. Nous pouvons conserver les invites/outputs ou leurs hachages pendant les périodes indiquées à la Section 9 pour fournir la fonctionnalité, prévenir les abus, résoudre les litiges, mesurer les coûts et améliorer la fiabilité. Nous n’envoyons pas sciemment des Données Client identifiables à un programme d’entraînement de modèle général sauf accord exprès ; des données agrégées ou dé‑identifiées peuvent être utilisées pour l’amélioration produit et la recherche. La sortie IA est probabiliste et ne doit pas être utilisée comme seule base pour des décisions d’emploi, de rémunération, d’avantages, de crédit, de sécurité ou décisions ayant des conséquences similaires significatives.

Nous partageons uniquement ce qui est nécessaire et permis avec : les prestataires d’hébergement cloud/base de données/sauvegarde ; les prestataires d’authentification, email, SMS et support ; les prestataires de sécurité, journalisation, surveillance et analytics ; les processeurs de paiement ; les fournisseurs de modèles IA via la passerelle ; les intégrations paie/HRIS, POS, comptabilité, livraison, réservations, CRM et autres choisies par le Client ; les revendeurs autorisés et partenaires régionaux ; les conseils professionnels et assureurs ; les autorités ou autres personnes lorsque la loi, la sécurité ou des réclamations légales l’exigent ; et un acheteur ou successeur dans une fusion, un financement ou une cession d’actifs. Une liste actuelle des sous‑traitants et le DPA décrivent les noms des prestataires, finalités, emplacements et garanties.

Le Client est normalement l’employeur/responsable du traitement pour les données d’employés, candidats, ayants droit et données de paie. L’accès est limité par rôle, organisation, personne morale, établissement et champs confidentiels. Les dossiers de paie et statutaires peuvent être conservés pendant des périodes obligatoires même après la fermeture d’un compte. Les identifiants bancaires et gouvernementaux peuvent être hachés ou chiffrés ; ils ne sont pas placés dans les journaux d’observabilité ordinaires. Les données biométriques/géolocalisation, démographiques, de santé et de dépendants nécessitent une base légale, une nécessité, un contrôle d’accès et une conservation contrôlés par le Client. Sundae n’est pas l’employeur, l’autorité fiscale, le prestataire de paie ou le conseiller juridique et ne décide pas des obligations du Client en matière de salaire, de classification ou de dépôt.

Sundae a son siège aux États‑Unis et peut traiter des données dans des pays où Sundae ou ses prestataires opèrent. Nous utilisons des décisions d’adéquation, les Standard Contractual Clauses, l’UK IDTA/Addendum ou un autre mécanisme licite lorsque requis, conjointement avec des garanties contractuelles, techniques et organisationnelles. Les choix de résidence du Client sont résolus par le paramètre d’organisation/partenaire approuvé le plus spécifique ; la modification d’un paramètre ne migre pas automatiquement les données existantes. Contactez privacy@sundae.io pour les garanties pertinentes à votre compte.

Nous conservons les informations uniquement aussi longtemps que nécessaire pour la finalité déclarée, la relation de compte, les obligations légales, les litiges, la sécurité et l’audit. Le calendrier opérationnel est maintenu dans notre registre de gouvernance des données et peut varier selon la juridiction et la politique du Client. Les fenêtres cibles actuelles incluent : données de présence et données invité/réservation généralement jusqu’à 24 mois ; enregistrements IA/chat/usage généralement jusqu’à 18 mois ; notifications/invitations généralement jusqu’à 12/3 mois ; identité employé et preuves de signature commerciale généralement jusqu’à six ans ou la période de réclamation légale applicable ; documents de paie, bancaires, fiscaux, statutaires et employés pour le plancher statutaire applicable ; enregistrements de suppression marketing indéfiniment pour respecter les désinscriptions ; et preuves d’audit append‑only pour les besoins statutaires/contrôles SOC. Les sauvegardes expirent selon des cycles contrôlés. Les Aggregated Data correctement constituées peuvent être conservées indéfiniment car elles n’identifient plus une personne ou un Client.

Sous réserve du droit local, les personnes peuvent demander l’accès, la rectification, la suppression, la limitation, la portabilité, l’opposition, le retrait du consentement, et le refus marketing/cookies. Les résidents californiens peuvent avoir des droits de connaître, accéder, supprimer, rectifier, refuser la vente/partage ou la publicité ciblée, limiter certains usages d’informations sensibles, et recevoir un traitement égal. L’EEE/Royaume‑Uni, UAE (y compris DIFC/ADGM) et d’autres juridictions peuvent prévoir des droits supplémentaires, des représentants ou des voies de recours.

Envoyez les demandes à privacy@sundae.io. Nous pouvons vérifier l’identité, demander l’organisation/compte concerné, et transmettre les demandes relatives aux Données Client au Client lorsque celui‑ci est le responsable du traitement. Nous répondons dans les délais requis par la loi applicable et expliquons toute exception légale, y compris conservation statutaire, réclamations légales, journaux de sécurité, enregistrements de suppression ou données tierces/publiques. Des mandataires autorisés peuvent agir lorsque la loi locale le permet.

Les cookies essentiels supportent l’authentification, la sécurité et la continuité de session. Les cookies de préférences mémorisent la langue/thème/paramètres. Les cookies analytics aident à mesurer la fiabilité et l’usage produit. Les cookies ou pixels marketing sont utilisés uniquement lorsque permis et, lorsque requis, après consentement. Vous pouvez retirer votre consentement via l’outil de préférences cookies ou les contrôles du navigateur ; la désactivation des cookies essentiels peut empêcher la connexion ou affecter les fonctions de sécurité.

Nous utilisons le chiffrement en transit et au repos lorsque pris en charge, le principe du moindre privilège et l’accès limité, des options MFA/SSO, l’isolation par locataire, la journalisation, la surveillance, les sauvegardes, la gestion des vulnérabilités, la diligence envers les fournisseurs et des procédures de réponse aux incidents. Aucune méthode n’est parfaite. Si nous confirmons un incident impliquant des données personnelles, nous notifions les Clients concernés et les autorités selon les exigences légales et le DPA. Nos documents sur la sécurité décrivent l’état de préparation et les contrôles et n’impliquent pas que Sundae détienne une certification SOC 2 Type II sauf indication expresse sur la page de sécurité actuelle.

Les Services sont des services professionnels destinés à des adultes agissant pour une organisation. Nous ne recueillons pas sciemment des informations personnelles d’enfants via nos propres services lorsque la loi l’interdit. Un Client ne doit pas téléverser de données d’enfants à moins qu’il ne dispose d’une base légale, des avis/consents requis et des garanties appropriées.

Nous pouvons réviser cette Politique pour des raisons de produit, juridiques ou opérationnelles. Nous publions la nouvelle version et la date, fournissons un avis supplémentaire pour les changements matériels lorsque requis, et obtenons un renouvellement du consentement lorsque la loi ou notre flux d’inscription l’exige. Les traductions sont fournies à titre de commodité sauf disposition contraire d’un accord local ; la version dans la langue de contrôle sera identifiée lors de l’acceptation.

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