Política de Privacidad

Para visitantes del sitio web, contactos de cuenta, prospectos, contactos de soporte, contactos de facturación y usuarios de la plantilla de Sundae, Sundae es por lo general el controller/business que decide los fines del tratamiento.

Para los datos que una organización sube o conecta para operar su cuenta (“Customer Data”), la organización determina por lo general los fines y medios. Puede ser el controller/business (incluido el empleador, operador del local o proveedor de servicios), y Sundae actúa generalmente como su processor/service provider. La organización es responsable de los avisos, la base legal, los permisos y de responder a las solicitudes de sus empleados, solicitantes, invitados y clientes. Un DPA, formulario de pedido o contrato de revendedor puede asignar roles de forma distinta para un servicio particular.

Cuenta e identidad: nombre, nombre de usuario, correo electrónico, teléfono, credenciales de contraseña, metadatos MFA/SSO/WebAuthn, rol, organización, idioma, zona horaria y preferencias.

Organización y comercial: entidad jurídica, dirección comercial, identificadores fiscales/VAT, ubicaciones/locales, contactos de facturación, suscripción/SKU, facturas, estado de pago, derechos de soporte y relación con revendedor. Los números de tarjeta de pago son gestionados por proveedores de pago; Sundae no almacena intencionadamente números completos de tarjeta.

Datos del negocio Core: pedidos POS y líneas, ingresos, medios de pago, descuentos, reembolsos, economía de entregas, inventario, compras, proveedores, reservas, contabilidad/P&L, campañas de marketing, reseñas, interacciones con invitados, previsiones, benchmarks, informes y notas operativas. Estos pueden contener nombres, correos electrónicos, teléfonos, direcciones o información personal en texto libre suministrada por el Customer.

Datos de la fuerza laboral de Crew: perfiles de empleados/miembros, nombres legales/preferidos, contactos y contactos de emergencia, números de empleado, roles laborales, departamentos, responsables, asignaciones de locales/sitios, estado/tipo de empleo, fechas de contratación/terminación, autorización de trabajo, disponibilidad, horarios, intercambios de turnos, control de presencia y asistencia, pausas, correcciones, permisos y saldos, señales de desempeño/fuerza laboral, compensación/tasas, propinas, gastos, préstamos, deducciones, embargos, prestaciones, dependientes, solicitudes de reclutamiento, firmas electrónicas, contratos, políticas, certificaciones y actividad de autoservicio del empleado.

Datos sensibles o de categoría especial cuando el Customer lo habilita: identificaciones gubernamentales/pasaporte/residencia e identificadores fiscales, detalles bancarios/de pago, datos biométricos o tokens de kiosco, geolocalización asociada a la asistencia, atributos demográficos/DEI, documentos de salud o de permisos, información de prestaciones/dependientes y otros datos protegidos por la ley local. Estos campos son opcionales o están sujetos a permisos cuando se soportan y deben recopilarse solo cuando el Customer cuenta con una base legal y necesidad.

Datos de invitados, clientes y eventos: perfiles CRM, historial de lealtad/visitas, reservas, reseñas, comentarios, casos, contactos de catering y preferencias de marketing.

Comunicaciones y contenido: tickets de soporte, mensajes de chat, preguntas a Ask Sundae, archivos subidos, información de llamadas/correos/calendario cuando esté conectada, respuestas a encuestas, comentarios y evidencias de firma electrónica.

IA e información derivada: prompts, texto de consultas, contexto seleccionado, respuestas generadas, clasificaciones, confianza/procedencia, aprobaciones de acciones, hashes de prompts, modelo/ruta, uso de tokens/créditos, registros de decisión/reproducción y diagnósticos redactados. Diseñamos la ruta de IA para acotar el acceso por inquilino y redactar o minimizar la información personal, pero los Customers no deben enviar datos sensibles innecesarios.

Datos de integración y seguridad: identificadores de conectores, metadatos OAuth/API, eventos de webhook, cursores de sincronización, nombres de archivo, estado de salud, metadatos de credenciales enmascaradas, dirección IP, dispositivo/navegador, registros, eventos de auditoría, datos de sesión, ubicación aproximada, señales de fraude/seguridad y registros de incidentes.

Cookies y tecnologías similares: identificadores esenciales de sesión/autenticación, preferencias, analítica y (cuando se consiente por separado) identificadores de medición de marketing.

Recibimos información de usted; de su organización o sus administradores; de empleados, solicitantes, invitados y clientes a través de Customer Data; de sistemas conectados y socios; de proveedores de pago, alojamiento, analítica, correo, seguridad y soporte; de fuentes públicamente disponibles; y de su navegador/dispositivo.

Usamos la información para proporcionar y asegurar los Services, autenticar usuarios, hacer cumplir el alcance y permisos de la organización, sincronizar integraciones, generar informes/benchmarks/previsiones, operar flujos de Crew, producir preparación de nómina y exportaciones, entregar payslips y documentos de soporte, proporcionar soporte, comunicar avisos del servicio, procesar facturación, prevenir fraude y abuso, monitorizar la fiabilidad, investigar incidentes, mejorar productos, crear Aggregated Data, cumplir la ley y gestionar disputas. Cuando sea requerido, las bases incluyen contrato, intereses legítimos ponderados frente a derechos, consentimiento, obligaciones legales y motivos de interés público/vital reconocidos por la ley local. Los Customers eligen la base para sus Customer Data.

No usamos Customer Data para un fin incompatible con las instrucciones del Customer. No vendemos conscientemente información personal por dinero. Cualquier exclusión u opción relativa a “compartir” o publicidad dirigida disponible bajo la ley local se respeta mediante el mecanismo de preferencias aplicable.

Las solicitudes de IA pasan por la pasarela controlada por Sundae hacia proveedores aprobados y están sujetas a alcance por inquilino, controles de ruta, comprobaciones de seguridad, medición de créditos y auditoría. Podemos retener prompts/outputs o hashes por los periodos indicados en la Sección 9 para proporcionar la función, prevenir abusos, resolver disputas, medir costes y mejorar la fiabilidad. No enviamos conscientemente Customer Data identificable a un programa de entrenamiento de modelos general salvo que se acuerde expresamente; Aggregated o datos desidentificados pueden emplearse para mejora de producto e investigación. El output de IA es probabilístico y no debe usarse como única base para decisiones sobre empleo, retribución, prestaciones, crédito, seguridad o decisiones de significado similar.

Compartimos solo lo necesario y permitido con: proveedores de hosting/ base de datos/ respaldos en la nube; proveedores de autenticación, correo electrónico, SMS y soporte; proveedores de seguridad, registro, monitorización y analítica; procesadores de pago; proveedores de modelos de IA a través de la pasarela; nómina/HRIS, POS, contabilidad, entrega, reservas, CRM y otras integraciones seleccionadas por el Customer; revendedores autorizados y socios regionales; asesores profesionales y aseguradoras; autoridades u otras personas cuando la ley, la seguridad o reclamaciones legales lo requieran; y un comprador o sucesor en una fusión, financiación o transferencia de activos. Una lista actual de subprocesadores y el DPA describen nombres de proveedores, finalidades, ubicaciones y salvaguardas.

El Customer es normalmente el empleador/controller para datos de empleados, solicitantes, dependientes y de nómina. El acceso está acotado por rol, organización, entidad jurídica, local y campo confidencial. Los registros de nómina y estatutarios pueden conservarse por los periodos obligatorios incluso después del cierre de una cuenta. Identificadores bancarios y gubernamentales pueden ser hasheados o cifrados; no se colocan en los registros ordinarios de observabilidad. Biometría/geolocalización, demografía, salud y datos de dependientes requieren una base legal, necesidad, acceso y retención controlados por el Customer. Sundae no es el empleador, autoridad fiscal, proveedor de nómina ni asesor legal y no decide las obligaciones del Customer sobre salario, clasificación o presentaciones.

Sundae tiene su sede en Estados Unidos y puede procesar datos en países donde opera Sundae o sus proveedores. Usamos decisiones de adecuación, Standard Contractual Clauses, el UK IDTA/Addendum u otro mecanismo legal cuando se requiere, junto con salvaguardas contractuales, técnicas y organizativas. Las elecciones de residencia del Customer se resuelven por la configuración de organización/socio aprobado más específico; cambiar una configuración no migra automáticamente los datos existentes. Contacte con privacy@sundae.io para las salvaguardas relevantes a su cuenta.

Conservamos la información solo mientras sea necesaria para la finalidad declarada, la relación de cuenta, obligaciones legales, disputas, seguridad y auditoría. El calendario operativo se mantiene en nuestro registro de gobernanza de datos y puede variar según la jurisdicción y la política del Customer. Las ventanas objetivo actuales incluyen: datos de asistencia y de invitados/reservas generalmente hasta 24 meses; registros de IA/chat/uso generalmente hasta 18 meses; notificaciones/invitaciones generalmente hasta 12/3 meses; identidad de empleados y evidencia de firma comercial generalmente hasta seis años o el periodo aplicable de reclamaciones legales; nómina, bancarios, fiscales, estatutarios y documentos de empleados por el piso estatutario aplicable; registros de supresión de marketing indefinidamente para respetar exclusiones; y evidencia de auditoría append-only para fines estatutarios/controles SOC. Las copias de seguridad caducan bajo ciclos controlados. Los Aggregated Data debidamente agregados pueden retenerse indefinidamente porque ya no identifican a una persona o al Customer.

Salvo que la ley local disponga otra cosa, las personas pueden solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición, retirada del consentimiento y exclusión de marketing/cookies. Los residentes de California pueden tener derechos para saber, acceder, borrar, corregir, optar por no participar en venta/compartición o publicidad dirigida, limitar ciertos usos de información sensible y recibir trato igualitario. La EEA/Reino Unido, UAE (incluyendo DIFC/ADGM) y otras jurisdicciones pueden proporcionar derechos adicionales, representantes o vías de reclamación.

Envíe solicitudes a privacy@sundae.io. Podemos verificar la identidad, pedir la organización/cuenta relevante y encaminar las solicitudes sobre Customer Data al Customer cuando sea el controller. Respondemos dentro del plazo exigido por la ley aplicable y explicamos cualquier excepción legal, incluidas la retención estatutaria, reclamaciones legales, registros de seguridad, registros de supresión o datos de terceros/públicos. Agentes autorizados pueden actuar cuando la ley local lo permite.

Las cookies esenciales soportan la autenticación, la seguridad y la continuidad de la sesión. Las cookies de preferencia recuerdan idioma/tema/configuraciones. Las cookies de analítica ayudan a medir la fiabilidad y el uso del producto. Las cookies o píxeles de marketing se usan solo cuando está permitido y, cuando se requiere, tras el consentimiento. Puede retirar el consentimiento mediante la herramienta de preferencias de cookies o los controles del navegador; deshabilitar cookies esenciales puede impedir el inicio de sesión o funciones de seguridad.

Usamos cifrado en tránsito y en reposo cuando es compatible, acceso con principio de mínimos privilegios y acotado, opciones MFA/SSO, aislamiento por inquilino, registro, monitorización, copias de seguridad, gestión de vulnerabilidades, diligencia debida de proveedores y procedimientos de respuesta a incidentes. Ningún método es perfecto. Si confirmamos un incidente de datos personales, notificamos a los Customers afectados y a las autoridades según requiera la ley y el DPA. Nuestros materiales de seguridad describen la preparación y controles y no implican que Sundae ostente una certificación SOC 2 Type II salvo que se indique expresamente en la página de seguridad vigente.

Los Services son servicios empresariales destinados a adultos que actúan por una organización. No recopilamos conscientemente información personal de niños a través de nuestros propios servicios cuando esté prohibido. Un Customer no debe subir datos de menores salvo que cuente con una base legal, los avisos/consentimientos requeridos y las salvaguardas adecuadas.

Podemos revisar esta Política por cambios de producto, legales u operativos. Publicamos la nueva versión y la fecha, damos aviso adicional por cambios materiales cuando sea requerido y obtenemos el consentimiento renovado cuando la ley o nuestro flujo de registro lo exijan. Las traducciones se proporcionan como conveniencia salvo que un acuerdo local disponga otra cosa; la versión en el idioma de control se identificará en el momento de la aceptación.

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