Datenschutzerklärung

Für Website‑Besucher, Konto‑Kontakte, Interessenten, Support‑Kontakte, Abrechnungskontakte und Sundae‑Mitarbeitende ist Sundae im Allgemeinen der Verantwortliche/Geschäftsverarbeiter, der die Zwecke der Verarbeitung bestimmt.

Für Daten, die eine Organisation hochlädt oder verbindet, um ihr Konto zu betreiben („Customer Data“), bestimmt die Organisation im Allgemeinen Zwecke und Mittel. Sie kann der Verantwortliche/Datenschützer sein (einschließlich Arbeitgeber, Betreiber einer Veranstaltungsstätte oder Dienstleister), und Sundae handelt in der Regel als ihr Auftragsverarbeiter/Dienstleister. Die Organisation ist verantwortlich für Benachrichtigungen, Rechtsgrundlagen, Berechtigungen und die Beantwortung von Anfragen ihrer Mitarbeitenden, Bewerber, Gäste und Kunden. Ein DPA, Bestellformular oder Wiederverkäufervertrag kann die Rollen für einen bestimmten Service abweichend regeln.

Konto und Identität: Name, Benutzername, E‑Mail, Telefon, Passwort‑Anmeldeinformationen, MFA/SSO/WebAuthn‑Metadaten, Rolle, Organisation, Sprache, Zeitzone und Präferenzen.

Organisation und kommerziell: Rechtsträger, Geschäftsadresse, Steuer/VAT‑Kennungen, Standorte/Filialen, Abrechnungskontakte, Abonnement/SKU, Rechnungen, Zahlungsstatus, Support‑Ansprüche und Wiederverkäuferbeziehung. Zahlungskartennummern werden von Zahlungsanbietern verarbeitet; Sundae speichert nicht absichtlich vollständige Kartennummern.

Kerngeschäftsdaten: POS‑Bestellungen und Positionen, Umsätze, Zahlarten, Rabatte, Rückerstattungen, Lieferökonomie, Inventar, Einkauf, Lieferanten, Reservierungen, Buchhaltung/G&V, Marketingkampagnen, Bewertungen, Gastinteraktionen, Prognosen, Benchmarks, Berichte und operative Notizen. Diese können Namen, E‑Mails, Telefonnummern, Adressen oder frei eingegebene persönliche Informationen enthalten, die vom Customer bereitgestellt werden.

Crew‑Workforce‑Daten: Mitarbeiter/Mitgliedsprofile, rechtliche/vorzugsweise Namen, Kontakt‑ und Notfallkontakte, Mitarbeiternummern, Stellenbezeichnungen, Abteilungen, Vorgesetzte, Filial-/Standort‑Zuweisungen, Beschäftigungsstatus/-art, Einstellungs-/Kündigungsdaten, Arbeitserlaubnis, Verfügbarkeit, Dienstpläne, Schichttausch, Zeit‑ und Anwesenheitsdaten, Pausen, Korrekturen, Urlaub und Salden, Leistungs/Workforce‑Signale, Vergütung/Sätze, Trinkgelder, Spesen, Darlehen, Abzüge, Pfändungen, Leistungen, Angehörige, Recruiting‑Bewerbungen, elektronische Unterschriften, Verträge, Richtlinien, Zertifizierungen und Mitarbeiter‑Self‑Service‑Aktivitäten.

Sensible oder besondere Kategorien von Daten, wo vom Customer aktiviert: Behördenausweis/Reisepass/Residency‑ und Steuerkennungen, Bank/Zahlungsdetails, biometrische oder Kiosk‑Tokens, mit Anwesenheit verknüpfte Geolokalisierung, demografische/DEI‑Merkmale, Gesundheits‑ oder Urlaubsdokumente, Leistungs‑/Angehörigeninformationen und andere durch lokales Recht geschützte Daten. Diese Felder sind optional oder berechtigungsgesteuert, wo unterstützt, und sollten nur erhoben werden, wenn der Customer eine Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit hat.

Gast-, Kunden‑ und Veranstaltungsdaten: CRM‑Profile, Loyalty/Visit‑Historie, Reservierungen, Bewertungen, Feedback, Fälle, Catering‑Lieferkontakte und Marketingpräferenzen.

Kommunikation und Inhalte: Support‑Tickets, Chat‑Nachrichten, Ask Sundae‑Fragen, hochgeladene Dateien, Anruf/E‑Mail/Kalender‑Informationen, wo verbunden, Umfrageantworten, Feedback und elektronische Unterschriftsbelege.

KI und abgeleitete Informationen: Prompts, Abfrage‑Text, ausgewählter Kontext, generierte Antworten, Klassifizierungen, Confidence/Provenance, Aktionsgenehmigungen, Prompt‑Hashes, Modell/Route, Token/Credit‑Nutzung, Entscheidungs/Replay‑Aufzeichnungen und redigierte Diagnostik. Wir gestalten den KI‑Pfad so, dass Mandantenzugriff begrenzt und personenbezogene Daten redigiert oder minimiert werden, aber Kunden dürfen keine unnötigen sensiblen Daten übermitteln.

Integrations‑ und Sicherheitsdaten: Konnektor‑Identifiers, OAuth/API‑Metadaten, Webhook‑Ereignisse, Sync‑Cursor, Dateinamen, Gesundheitsstatus, maskierte Credential‑Metadaten, IP‑Adresse, Gerät/Browser, Logs, Audit‑Ereignisse, Sitzungsdaten, ungefähre Standortangaben, Betrugs/Sicherheits‑Signale und Vorfallaufzeichnungen.

Cookies und ähnliche Technologien: essentielle Sitzungs-/Authentifizierungs‑Identifier, Präferenzen, Analytics und (wo gesondert zugestimmt) Marketing‑Messungs‑Identifier.

Wir erhalten Informationen von Ihnen; Ihrer Organisation oder deren Administratoren; Mitarbeitenden, Bewerbern, Gästen und Kunden über Customer Data; verbundenen Systemen und Partnern; Zahlungs-, Hosting-, Analyse-, E‑Mail-, Sicherheits‑ und Supportanbietern; öffentlich verfügbaren Quellen; und Ihrem Browser/Gerät.

Wir verwenden Informationen, um die Dienste bereitzustellen und zu sichern, Nutzer zu authentifizieren, Organisationsumfang und Berechtigungen durchzusetzen, Integrationen zu synchronisieren, Berichte/Benchmarks/Prognosen zu erstellen, Crew‑Workflows zu betreiben, Lohnabrechnungs‑Readiness und Exporte zu erzeugen, Lohnabrechnungsunterlagen und Unterstützungsdokumente bereitzustellen, Support zu leisten, Service‑Mitteilungen zu versenden, Abrechnung zu verarbeiten, Betrug und Missbrauch zu verhindern, Zuverlässigkeit zu überwachen, Vorfälle zu untersuchen, Produkte zu verbessern, Aggregated Data zu erzeugen, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und Streitigkeiten zu bearbeiten. Soweit erforderlich, umfassen die Rechtsgrundlagen Vertrag, berechtigte Interessen abgewogen gegen Rechte, Einwilligung, gesetzliche Verpflichtungen und lebenswichtige/öffentliche Interessen nach lokalem Recht. Kunden wählen die Rechtsgrundlage für ihre Customer Data.

Wir verwenden Customer Data nicht für einen Zweck, der mit den Anweisungen des Customers unvereinbar ist. Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht wissentlich gegen Entgelt. Jede „Weitergabe“ oder Opt‑out für gezielte Werbung, die nach lokalem Recht verfügbar ist, wird über den jeweiligen Präferenzmechanismus berücksichtigt.

KI‑Anfragen werden durch Sundae’s kontrolliertes Gateway an genehmigte Anbieter weitergeleitet und unterliegen Mandanten‑Scope, Routing‑Kontrollen, Sicherheitsprüfungen, Credit‑Abrechnung und Audit. Wir können Prompts/Outputs oder Hashes für die in Abschnitt 9 genannten Zeiträume speichern, um die Funktion bereitzustellen, Missbrauch zu verhindern, Streitigkeiten zu klären, Kosten zu messen und Zuverlässigkeit zu verbessern. Wir senden identifizierbare Customer Data nicht wissentlich an ein allgemeines Modelltrainingsprogramm, außer wie ausdrücklich vereinbart; aggregierte oder de‑identifizierte Daten können zur Produktverbesserung und Forschung verwendet werden. KI‑Outputs sind probabilistisch und dürfen nicht als einzige Grundlage für Beschäftigungs‑, Vergütungs‑, Leistungs‑, Kredit‑, Sicherheits‑ oder ähnlich wesentliche Entscheidungen verwendet werden.

Wir geben nur das Notwendige und Zulässige weiter an: Cloud‑Hosting/DB/Backup‑Anbieter; Authentifizierungs-, E‑Mail-, SMS‑ und Support‑Provider; Sicherheits-, Logging-, Monitoring‑ und Analyseanbieter; Zahlungsabwickler; KI‑Modellanbieter über das Gateway; Lohnabrechnungs/HRIS, POS, Buchhaltung, Lieferung, Reservationssysteme, CRM und andere Integrationen, die vom Customer ausgewählt wurden; autorisierte Wiederverkäufer und regionale Partner; professionelle Berater und Versicherer; Behörden oder andere Personen, wo Gesetz, Sicherheit oder Rechtsclaims dies erfordern; und einen Käufer oder Nachfolger bei Fusion, Finanzierung oder Asset‑Übertragung. Eine aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste und das DPA beschreiben Anbieter‑Namen, Zwecke, Standorte und Schutzmaßnahmen.

Der Customer ist in der Regel der Arbeitgeber/Verantwortliche für Mitarbeiter-, Bewerber-, Angehörigen‑ und Lohndaten. Der Zugriff ist rollen-, organisations-, rechtsträger-, filial‑ und vertrauliches‑Feld‑bezogen eingeschränkt. Lohn‑und gesetzliche Unterlagen können für verpflichtende Fristen aufbewahrt werden, auch nachdem ein Konto geschlossen ist. Bank‑ und Behördenkennungen können gehashed oder verschlüsselt werden; sie werden nicht in gewöhnliche Observability‑Logs gelegt. Biometrische/Geolokalisierungsdaten, demografische Daten, Gesundheits‑ und Angehörigen‑Daten erfordern eine vom Customer gesteuerte Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit, Zugriffsbeschränkung und Aufbewahrung. Sundae ist nicht Arbeitgeber, Steuerbehörde, Lohnabrechnungsanbieter oder Rechtsberater und entscheidet nicht über die Lohnhöhe, Klassifizierung oder Einreichungspflichten des Customers.

Sundae hat seinen Hauptsitz in den Vereinigten Staaten und kann Daten in Ländern verarbeiten, in denen Sundae oder Anbieter tätig sind. Wir nutzen Angemessenheitsentscheidungen, Standardvertragsklauseln, das UK IDTA/Addendum oder einen anderen rechtmäßigen Mechanismus, wo erforderlich, zusammen mit vertraglichen, technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen. Die Entscheidungen zur Datenresidenz des Customers werden durch die spezifischste genehmigte Organisations-/Partner‑Einstellung gelöst; das Ändern einer Einstellung migriert bestehende Daten nicht automatisch. Kontaktieren Sie privacy@sundae.io für die auf Ihr Konto zutreffenden Schutzmaßnahmen.

Wir bewahren Informationen nur so lange auf, wie es für den angegebenen Zweck, die Kontobeziehung, gesetzliche Pflichten, Streitigkeiten, Sicherheit und Audit erforderlich ist. Der operative Zeitplan wird in unserem Daten‑Governance‑Register geführt und kann je nach Gerichtsbarkeit und Customer‑Richtlinie variieren. Aktuelle Zielzeiträume umfassen: Anwesenheits‑ und Gast/Reservierungsdaten in der Regel bis zu 24 Monate; KI/Chat/Nutzungsaufzeichnungen in der Regel bis zu 18 Monate; Benachrichtigungen/Einladungen in der Regel bis zu 12/3 Monate; Mitarbeiteridentität und kommerzielle Signaturbelege in der Regel bis zu sechs Jahre oder die anwendbare Verjährungsfrist für Rechtsansprüche; Lohn-, Bank-, Steuer-, gesetzliche und Mitarbeiterdokumente für den jeweils gesetzlichen Mindestzeitraum; Marketing‑Suppression‑Datensätze unbegrenzt zur Wahrung von Opt‑Outs; und append‑only Audit‑Belege für gesetzliche/SOC‑Kontrollzwecke. Backups veralten nach kontrollierten Zyklen. Ordentlich aggregierte Daten können unbegrenzt aufbewahrt werden, weil sie eine Person oder einen Customer nicht mehr identifizieren.

Vorbehaltlich lokalen Rechts können Betroffene Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf der Einwilligung sowie Marketing/Cookie‑Opt‑Out verlangen. Bewohner Kaliforniens haben möglicherweise Rechte auf Kenntnis, Zugang, Löschung, Berichtigung, Opt‑out von Verkauf/Weitergabe oder gezielter Werbung, Einschränkung bestimmter sensibler Informationsnutzungen und gleichbehandelt zu werden. EEA/UK, UAE (einschließlich DIFC/ADGM) und andere Gerichtsbarkeiten können zusätzliche Rechte, Vertreter oder Beschwerdewege vorsehen.

Senden Sie Anfragen an privacy@sundae.io. Wir können Identität verifizieren, das betreffende Organisation/Konto anfragen und Customer‑Data‑Anfragen an den Customer weiterleiten, wenn dieser der Verantwortliche ist. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist und erläutern jede rechtliche Ausnahme, einschließlich gesetzlicher Aufbewahrung, Rechtsansprüchen, Sicherheitsprotokollen, Suppression‑Aufzeichnungen oder Drittparteien/öffentlichen Daten. Befugte Vertreter können handeln, wo lokales Recht dies zulässt.

Essentielle Cookies unterstützen Authentifizierung, Sicherheit und Sitzungs‑Kontinuität. Präferenz‑Cookies speichern Sprache/Thema/Einstellungen. Analytics‑Cookies helfen, Zuverlässigkeit und Produktnutzung zu messen. Marketing‑Cookies oder Pixel werden nur verwendet, wo erlaubt und, wo erforderlich, nach Einwilligung. Sie können die Einwilligung über das Cookie‑Präferenz‑Tool oder Browser‑Kontrollen widerrufen; das Deaktivieren essentieller Cookies kann die Anmeldung oder Sicherheitsfunktionen beeinträchtigen.

Wir verwenden Verschlüsselung in Transit und im Ruhezustand, wo unterstützt, Least‑Privilege‑ und eingegrenzten Zugriff, MFA/SSO‑Optionen, Mandantenisolation, Logging, Monitoring, Backups, Vulnerability‑Management, Anbieter‑Due‑Diligence und Incident‑Response‑Prozeduren. Keine Methode ist perfekt. Falls wir ein personenbezogenes Datenereignis bestätigen, benachrichtigen wir betroffene Customers und Behörden wie gesetzlich vorgeschrieben und wie im DPA geregelt. Unsere Sicherheitsunterlagen beschreiben Bereitschaft und Kontrollen und implizieren nicht, dass Sundae eine SOC 2 Type II‑Zertifizierung hält, sofern dies nicht ausdrücklich auf der aktuellen Sicherheitsseite angegeben ist.

Die Dienste sind Geschäftsdienste, die für Volljährige gedacht sind, die für eine Organisation handeln. Wir sammeln nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern über unsere eigenen Dienste, wo dies verboten ist. Ein Customer darf keine Kinder‑Daten hochladen, es sei denn, er verfügt über eine Rechtsgrundlage, erforderliche Benachrichtigungen/Einwilligungen und angemessene Schutzmaßnahmen.

Wir können diese Richtlinie für Produkt-, rechtliche oder betriebliche Änderungen überarbeiten. Wir veröffentlichen die neue Version und das Datum, geben bei wesentlichen Änderungen zusätzliche Hinweise, wo erforderlich, und holen erneute Einwilligung ein, wenn das Gesetz oder unser Registrierungsablauf dies verlangt. Übersetzungen werden zur Verfügung gestellt, soweit sie der Bequemlichkeit dienen, es sei denn, eine lokale Vereinbarung bestimmt etwas anderes; die maßgebliche Sprachfassung wird bei Annahme benannt.

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