Integritetspolicy

För webbplatsbesökare, kontakter i konto, prospekt, supportkontakter, fakturakontakter och Sundaes egna användare är Sundae i allmänhet personuppgiftsansvarig/verksamhetsutövare som bestämmer ändamålen med behandlingen.

För data som en organisation laddar upp eller kopplar för att driva sitt konto (“Customer Data”) beslutar organisationen i allmänhet om ändamål och medel. Den kan vara personuppgiftsansvarig/verksamhetsutövare (inklusive arbetsgivare, lokaloperatör eller tjänsteleverantör), och Sundae agerar i allmänhet som dess personuppgiftsbiträde/tjänsteleverantör. Organisationen ansvarar för meddelanden, laglig grund, tillstånd och att besvara förfrågningar från sina anställda, sökande, gäster och kunder. En DPA, beställningsformulär eller återförsäljaravtal kan fördela roller annorlunda för en viss tjänst.

Konto och identitet: namn, användarnamn, e‑post, telefon, lösenordsuppgifter, MFA/SSO/WebAuthn‑metadata, roll, organisation, språk, tidszon och preferenser.

Organisations‑ och kommersiellt: juridisk person, företagsadress, skatte‑/momsnummer, platser/utposter, fakturakontakter, prenumeration/SKU, fakturor, betalningsstatus, supporträttigheter och återförsäljarrelation. Betalkortsnummer hanteras av betalningsleverantörer; Sundae lagrar inte avsiktligt fullständiga kortnummer.

Core‑affärsdata: POS‑order och artikelrader, intäkter, betalningssätt, rabatter, återbetalningar, leverans‑ekonomi, lager, inköp, leverantörer, reservationer, bokföring/resultaträkning, marknadsföringskampanjer, recensioner, gästmöten, prognoser, benchmarks, rapporter och operativa anteckningar. Dessa kan innehålla namn, e‑postadresser, telefonnummer, adresser eller fri‑text personuppgifter som Kunden tillhandahållit.

Crew‑arbetskraftsdata: anställdas/medlemsprofiler, juridiska/önskade namn, kontakt‑ och nödkontakter, anställningsnummer, befattningar, avdelningar, chefer, enhets/platstilldelningar, anställningsstatus/typ, anställnings-/slutdatum, arbetsrätt, tillgänglighet, scheman, bytespass, tid och närvaro, raster, rättelser, ledighet och saldon, prestations-/arbetskraftssignaler, ersättning/tariffer, dricks, utlägg, lån, avdrag, löneutmätningar, förmåner, beroende, rekryteringsansökningar, e‑signaturer, avtal, policies, certifikat och anställdas självbetjäningsaktivitet.

Känsliga eller särskilda kategorier där Kunden aktiverat: statlig ID/pass, pass/uppehålls‑ och skatteidentifierare, bank/betalningsuppgifter, biometriska eller kiosk‑token, geolokalisering associerad med närvaro, demografiska/DEI‑attribut, hälso‑ eller ledighetsdokument, förmån/beroende‑information och andra uppgifter skyddade av lokal lag. Dessa fält är valfria eller åtkomststyrda där de stöds och bör endast samlas in där Kunden har laglig grund och nödvändighet.

Gäst-, kund‑ och evenemangsdata: CRM‑profiler, lojalitets-/besökshistorik, reservationer, recensioner, feedback, ärenden, catering‑leveranskontakter och marknadsföringspreferenser.

Kommunikation och innehåll: supportärenden, chattmeddelanden, Ask Sundae‑frågor, uppladdade filer, samtals/e‑post/kalenderinformation där ansluten, enkät­svar, feedback och e‑signaturbevis.

AI‑ och härledda uppgifter: prompts, fråga‑text, valt kontext, genererade svar, klassificeringar, förtroende/proveniens, åtgärds‑godkännanden, prompt‑hashar, modell/rutt, token/kredit‑användning, beslut-/replay‑register och redigerade diagnoser. Vi utformar AI‑vägen för att avgränsa hyresgäståtkomst och redigera eller minimera personuppgifter, men Kunder får inte skicka onödiga känsliga uppgifter.

Integrations‑ och säkerhetsdata: connector‑identifierare, OAuth/API‑metadata, webhook‑händelser, synkroniseringskursorer, filnamn, status, maskerad credential‑metadata, IP‑adress, enhet/webbläsare, loggar, revisionshändelser, sessiondata, ungefärlig plats, bedrägeri-/säkerhetssignaler och incidentrapporter.

Cookies och liknande tekniker: essentiella session-/autentiseringsidentifierare, preferenser, analys och (där separat samtycke getts) marknadsföringsmät‑identifierare.

Vi får information från dig; din organisation eller dess administratörer; anställda, sökande, gäster och kunder via Kunddata; anslutna system och partners; betalnings‑, hosting‑, analys‑, e‑post‑, säkerhets‑ och supportleverantörer; offentligt tillgängliga källor; och din webbläsare/enhet.

Vi använder information för att tillhandahålla och säkra Tjänsterna, autentisera användare, verkställa organisationsomfång och behörigheter, synkronisera integrationer, generera rapporter/benchmarks/prognoser, driva Crew‑arbetsflöden, skapa löneberedskap och exporter, leverera lönebesked och stödjande dokument, ge support, kommunicera tjänstemeddelanden, hantera fakturering, förebygga bedrägeri och missbruk, övervaka tillförlitlighet, utreda incidenter, förbättra produkter, skapa Aggregated Data, följa lag och hantera tvister. Där det krävs omfattar grunderna avtal, berättigat intresse avvägt mot rättigheter, samtycke, rättsliga förpliktelser och angelägenhet/allmänintresse enligt lokal lag. Kunder väljer grunden för sin Kunddata.

Vi använder inte Kunddata för ett ändamål som är oförenligt med Kundens instruktioner. Vi säljer inte medvetet personuppgifter mot ersättning. Eventuell “delning” eller valmöjlighet att avstå från riktad annonsering som gäller enligt lokal lag respekteras via tillämplig önskefunktion.

AI‑förfrågningar passerar Sundaes kontrollerade gateway till godkända leverantörer och omfattas av hyresgästs‑omfång, ruttkontroller, säkerhetskontroller, kreditmätning och revision. Vi kan behålla prompts/outputs eller hashar under de perioder som anges i avsnitt 9 för att tillhandahålla funktionen, förhindra missbruk, lösa tvister, mäta kostnad och förbättra tillförlitlighet. Vi skickar inte medvetet identifierbar Kunddata till en allmän modell‑treningsprocess om inte detta uttryckligen avtalats; Aggregated eller de‑identifierade data kan användas för produktförbättring och forskning. AI‑output är probabilistisk och får inte användas som enda grund för beslut om anställning, lön, förmån, kredit, säkerhet eller liknande betydande beslut.

Vi delar endast det som är nödvändigt och tillåtet med: moln‑hosting/databas/backup‑leverantörer; autentiserings-, e‑post-, SMS‑ och supportleverantörer; säkerhets‑, loggnings‑, övervaknings‑ och analysleverantörer; betalningsprocessorer; AI‑modellleverantörer via gatewayen; löne/HRIS, POS, bokföring, leverans, reservationer, CRM och andra integrationer som Kunden valt; auktoriserade återförsäljare och regionala partner; rådgivare och försäkringsgivare; myndigheter eller andra personer där lag, säkerhet eller rättsliga anspråk kräver det; samt köpare eller förvärvare vid fusion, finansiering eller tillgångsöverföring. En aktuell lista över underbiträden och DPA beskriver leverantörsnamn, ändamål, platser och skyddsåtgärder.

Kunden är normalt arbetsgivare/ansvarig för anställda, sökande, beroende och löneuppgifter. Åtkomst styrs av roll, organisation, juridisk enhet, utpost och konfidentiella fält. Löne‑ och lagstadgade register kan bevaras under obligatoriska perioder även efter att ett konto stängts. Bank‑ och myndighetsidentifierare kan hashas eller krypteras; dessa placeras inte i vanliga observationsloggar. Biometriska/geolokalisering, demografi, hälsa och beroendedata kräver Kundstyrd laglig grund, nödvändighet, åtkomst och lagring. Sundae är inte arbetsgivare, skattemyndighet, löneleverantör eller juridisk rådgivare och beslutar inte om Kundens löne‑, klassificerings‑ eller inlämningsskyldigheter.

Sundae har sitt huvudkontor i USA och kan behandla data i länder där Sundae eller leverantörer är verksamma. Vi använder adekvansbeslut, Standard Contractual Clauses, UK IDTA/Addendum eller annan laglig mekanism där det krävs, tillsammans med kontraktsmässiga, tekniska och organisatoriska skydd. Kundens val av residency avgörs av den mest specifika godkända organisations/partner‑inställningen; att ändra en inställning migrerar inte automatiskt befintliga data. Kontakta privacy@sundae.io för de skydd som är relevanta för ditt konto.

Vi behåller information endast så länge som behövs för angivet ändamål, kontorelationen, rättsliga förpliktelser, tvister, säkerhet och revision. Den operationella planen finns i vårt data‑governance‑register och kan variera per jurisdiktion och kundpolicy. Nuvarande målvinduer inkluderar: närvaro och gäst-/reservationsdata generellt upp till 24 months; AI/chat/usage‑register generellt upp till 18 months; notifikationer/inbjudningar generellt upp till 12/3 months; anställdas identitet och kommersiella signaturbevis generellt upp till six years eller den tillämpliga lagringsperioden för rättsliga krav; löne-, bank-, skatte-, lagstadgade och anställdsdokument för tillämplig lagstadgad lägsta tid; marknadsförings‑suppressionregister obegränsat för att hedra avregistreringar; och append‑only revisionsbevis för lagstadgade/SOC‑kontrolländamål. Backups åldras ut enligt kontrollerade cykler. Korrekt Aggregated Data kan behållas obegränsat eftersom det inte längre identifierar en person eller Kund.

Med förbehåll för lokal lag kan enskilda personer begära åtkomst, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet, invändning, återkallelse av samtycke samt marknadsförings-/cookie‑avslag. Kaliforniens invånare kan ha rättigheter att veta, få åtkomst, radera, rätta, avstå från försäljning/delning eller riktad annonsering, begränsa vissa användningar av känslig information och få likabehandling. EES/UK, UAE (inklusive DIFC/ADGM) och andra jurisdiktioner kan tillhandahålla ytterligare rättigheter, ombud eller klagorutter.

Skicka förfrågningar till privacy@sundae.io. Vi kan verifiera identitet, begära relevant organisation/konto och hänvisa Kunddata‑förfrågningar till Kunden där den är personuppgiftsansvarig. Vi svarar inom den tid som krävs av tillämplig lag och förklarar eventuella lagliga undantag, inklusive lagstadgad lagring, rättsliga krav, säkerhetsloggar, suppression‑register eller tredjeparts/offentliga data. Auktoriserade ombud kan agera där lokal lag tillåter.

Essentiella cookies stödjer autentisering, säkerhet och sessionskontinuitet. Preferens‑cookies kommer ihåg språk/tema/inställningar. Analys‑cookies hjälper till att mäta tillförlitlighet och produktanvändning. Marknadsförings‑cookies eller pixlar används endast där det är tillåtet och, där det krävs, efter samtycke. Du kan återkalla samtycke via cookie‑preferensverktyget eller webbläsarens kontroller; att inaktivera essentiella cookies kan göra inloggning eller säkerhetsfunktioner obrukbara.

Vi använder kryptering under överföring och i vila där det stöds, principen om minsta privilegium och avgränsad åtkomst, MFA/SSO‑alternativ, hyresgästsisolering, loggning, övervakning, backup, sårbarhetshantering, leverantörsduediligence och incidenthanteringsrutiner. Ingen metod är perfekt. Om vi bekräftar en personuppgiftsincident underrättar vi berörda Kunder och myndigheter i enlighet med lag och DPA. Våra säkerhetsmaterial beskriver beredskap och kontroller och antyder inte att Sundae innehar en SOC 2 Type II‑certifiering om det inte uttryckligen står på den aktuella säkerhetssidan.

Tjänsterna är affärstjänster avsedda för vuxna som agerar för en organisation. Vi samlar inte medvetet in barns personuppgifter via våra egna tjänster där det är förbjudet. En Kund får inte ladda upp barns data om inte den har laglig grund, erforderliga meddelanden/samtycken och lämpliga skyddsåtgärder.

Vi kan revidera denna policy vid produkt‑, juridiska eller operativa förändringar. Vi publicerar den nya versionen och datum, ger ytterligare meddelande vid materiella förändringar där det krävs och inhämtar förnyat samtycke när lagen eller vår registreringsprocess kräver det. Översättningar tillhandahålls för bekvämlighet om inte ett lokalt avtal anger annat; den styrande språkversionen identifieras vid godkännande.

Sundae Technologies Inc. · 1007 N Orange St, 4th Floor, Suite 1382 · Wilmington, DE 19801, United States

Privacy team: privacy@sundae.io · Legal: legal@sundae.io · Security: security@sundae.io