Polityka Prywatności

W odniesieniu do odwiedzających witrynę, kontaktów konta, potencjalnych klientów, kontaktów wsparcia, kontaktów rozliczeniowych oraz użytkowników z personelu Sundae, Sundae jest zazwyczaj administratorem/odpowiedzialnym podmiotem (controller/business) decydującym o celach przetwarzania.

W odniesieniu do danych, które organizacja przesyła lub łączy w celu obsługi swojego konta („Customer Data”), organizacja zazwyczaj określa cele i środki przetwarzania. Może być administratorem/odpowiedzialnym podmiotem (w tym pracodawcą, operatorem lokalu lub dostawcą usług), a Sundae zazwyczaj działa jako processor/serwisodawca. Organizacja odpowiada za zawiadomienia, podstawy prawne, uprawnienia oraz odpowiadanie na żądania swoich pracowników, kandydatów, gości i klientów. DPA, formularz zamówienia lub umowa dystrybutora mogą przypisać role inaczej dla konkretnej usługi.

Konto i tożsamość: imię i nazwisko, nazwa użytkownika, e‑mail, telefon, poświadczenia hasła, dane MFA/SSO/WebAuthn, rola, organizacja, język, strefa czasowa i preferencje.

Informacje o organizacji i komercyjne: podmiot prawny, adres siedziby, identyfikatory podatkowe/VAT, lokalizacje/placówki, kontakty rozliczeniowe, subskrypcja/SKU, faktury, status płatności, uprawnienia do wsparcia i relacja z dystrybutorem. Numery kart płatniczych są obsługiwane przez dostawców płatności; Sundae nie przetwarza świadomie pełnych numerów kart.

Dane działalności podstawowej Core: zamówienia POS i pozycje, przychody, środki płatnicze, rabaty, zwroty, ekonomika dostaw, zapasy, zakupy, dostawcy, rezerwacje, księgowość/rachunek zysków i strat, kampanie marketingowe, opinie, interakcje z gośćmi, prognozy, benchmarki, raporty i notatki operacyjne. Mogą one zawierać imiona i nazwiska, e‑maile, telefony, adresy lub informacje osobowe wprowadzone w polach wolnego tekstu przez Customer.

Dane kadrowe Crew: profile pracowników/członków, imiona prawne/preferowane, dane kontaktowe i kontakty alarmowe, numery pracownicze, role, działy, przełożeni, przypisania placówek/stanowisk, status/typ zatrudnienia, daty zatrudnienia/zwolnienia, zezwolenia na pracę, dostępność, harmonogramy, zamiany zmian, czas pracy i obecności, przerwy, korekty, urlopy i salda, sygnały wydajności/personalne, wynagrodzenia/stawki, napiwki, wydatki, pożyczki, potrącenia, zajęcia komornicze, świadczenia, osoby zależne, aplikacje rekrutacyjne, podpisy elektroniczne, umowy, polityki, certyfikaty oraz aktywność samoobsługi pracowniczej.

Dane wrażliwe lub szczególne kategorii, gdy są włączone przez Customer: identyfikatory rządowe/paszportowe/zezwolenia na pobyt i identyfikatory podatkowe, dane bankowe/płatnicze, tokeny biometryczne lub kioskowe, geolokalizacja związana z obecnością, atrybuty demograficzne/DEI, dokumenty zdrowotne lub urlopowe, dane dotyczące świadczeń/osób zależnych oraz inne dane chronione przez prawo lokalne. Pola te są opcjonalne lub chronione uprawnieniami tam, gdzie są obsługiwane i powinny być zbierane tylko wtedy, gdy Customer ma podstawę prawną i konieczność.

Dane gości, klientów i wydarzeń: profile CRM, historia lojalności/odwiedzin, rezerwacje, opinie, feedback, sprawy, kontakty cateringowe/dostawcze oraz preferencje marketingowe.

Komunikacja i treści: zgłoszenia do wsparcia, wiadomości czatu, pytania do Ask Sundae, przesłane pliki, informacje o połączeniach/e‑mailach/kalendarzach tam, gdzie są połączone, odpowiedzi w ankietach, opinie i dowody podpisów elektronicznych.

AI i dane pochodne: promptsy, tekst zapytań, wybrany kontekst, generowane odpowiedzi, klasyfikacje, pewność/pochodzenie, zatwierdzenia działań, skróty promptów (hash), model/trasa, wykorzystanie tokenów/kredytów, zapisy decyzji/odtwarzania oraz zredagowane diagnostyki. Projektujemy ścieżkę AI tak, aby ograniczać dostęp tenantów i redagować lub minimalizować informacje osobowe, lecz Customers nie wolno przesyłać niepotrzebnych danych wrażliwych.

Dane integracji i bezpieczeństwa: identyfikatory konektorów, metadane OAuth/API, zdarzenia webhook, kursory synchronizacji, nazwy plików, statusy zdrowia, maskowane metadane poświadczeń, adres IP, urządzenie/przeglądarka, logi, zdarzenia audytu, dane sesji, przybliżona lokalizacja, sygnały oszustw/bezpieczeństwa oraz zapisy incydentów.

Ciasteczka i podobne technologie: niezbędne identyfikatory sesji/uwierzytelnienia, preferencje, analityka oraz (tam gdzie udzielono odrębnej zgody) identyfikatory pomiaru marketingowego.

Otrzymujemy informacje od Państwa; od Państwa organizacji lub jej administratorów; od pracowników, kandydatów, gości i klientów poprzez Customer Data; od systemów i partnerów połączonych; od dostawców płatności, hostingu, analityki, poczty, zabezpieczeń i wsparcia; ze źródeł publicznych; oraz z Państwa przeglądarki/urządzenia.

Wykorzystujemy informacje w celu świadczenia i zabezpieczenia Services, uwierzytelniania użytkowników, egzekwowania zakresu organizacji i uprawnień, synchronizacji integracji, generowania raportów/benchmarków/prognoz, obsługi workflow Crew, przygotowania płac i eksportów, dostarczania pasków płac i dokumentów pomocniczych, zapewniania wsparcia, komunikowania zawiadomień serwisowych, przetwarzania rozliczeń, zapobiegania oszustwom i nadużyciom, monitorowania niezawodności, badania incydentów, ulepszania produktów, tworzenia Aggregated Data, zgodności z prawem oraz rozpatrywania sporów. Tam gdzie jest to wymagane, podstawy obejmują wykonanie umowy, prawnie uzasadnione interesy zrównoważone wobec praw, zgodę, obowiązki prawne oraz podstawy związane ze zdrowiem/publicznym interesem uznawane przez prawo lokalne. Customers wybierają podstawę przetwarzania dla swoich Customer Data.

Nie wykorzystujemy Customer Data do celów niezgodnych z instrukcjami Customer. Nie sprzedajemy świadomie informacji osobowych za wynagrodzeniem. Każde „udostępnienie” lub opcja rezygnacji z reklamy ukierunkowanej dostępne na mocy prawa lokalnego jest respektowane poprzez właściwy mechanizm preferencji.

Żądania AI przechodzą przez kontrolowaną bramę Sundae do zatwierdzonych dostawców i podlegają ograniczeniom tenantów, kontrolom tras, kontrolom bezpieczeństwa, mierzeniu kredytów i audytowi. Możemy przechowywać promptsy/outputs lub ich skróty (hash) przez okresy określone w Sekcji 9 w celu świadczenia funkcji, zapobiegania nadużyciom, rozstrzygania sporów, mierzenia kosztów i poprawy niezawodności. Nie wysyłamy świadomie identyfikowalnych Customer Data do programu trenowania modelu ogólnego przeznaczenia, chyba że wyraźnie uzgodniono to; Aggregated lub zdeidentyfikowane dane mogą być wykorzystywane do ulepszania produktu i badań. Wynik AI ma charakter probabilistyczny i nie powinien być używany jako jedyna podstawa decyzji dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń, świadczeń, kredytów, bezpieczeństwa lub innych istotnych decyzji.

Udostępniamy tylko to, co jest niezbędne i dozwolone, następującym podmiotom: dostawcom hostingu/bazy danych/kopii zapasowych w chmurze; dostawcom uwierzytelniania, poczty elektronicznej, SMS i wsparcia; dostawcom zabezpieczeń, logowania, monitoringu i analityki; procesorom płatności; dostawcom modeli AI poprzez bramę; dostawcom płac/HRIS, POS, księgowości, dostaw, rezerwacji, CRM oraz innym integracjom wybranym przez Customer; autoryzowanym dystrybutorom i partnerom regionalnym; doradcom zawodowym i ubezpieczycielom; organom lub innym podmiotom, gdzie prawo, bezpieczeństwo lub roszczenia prawne tego wymagają; oraz nabywcy lub sukcesorowi w przypadku połączenia, finansowania lub transferu aktywów. Aktualna lista podprocesorów i DPA opisują nazwy dostawców, cele, lokalizacje i środki ochronne.

Customer jest zazwyczaj pracodawcą/administratorem dla danych pracowniczych, aplikantów, osób zależnych i danych płacowych. Dostęp jest ograniczony rolą, organizacją, podmiotem prawnym, placówką oraz polami oznaczonymi jako poufne. Rekordy płacowe i statutowe mogą być przechowywane przez wymagane okresy nawet po zamknięciu konta. Dane bankowe i identyfikatory rządowe mogą być haszowane lub szyfrowane; nie są umieszczane w zwykłych logach obserwowalności. Dane biometryczne/geolokalizacyjne, demograficzne, zdrowotne i dotyczące osób zależnych wymagają podstawy prawnej kontrolowanej przez Customer, konieczności, ograniczeń dostępu i zasad przechowywania. Sundae nie jest pracodawcą, organem podatkowym, dostawcą płac ani doradcą prawnym i nie podejmuje decyzji dotyczących wynagrodzeń, kwalifikacji pracowniczej ani obowiązków składania deklaracji przez Customer.

Sundae ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych i może przetwarzać dane w krajach, w których działają Sundae lub jej dostawcy. Korzystamy z decyzji o adekwatności, Standard Contractual Clauses, UK IDTA/Addendum lub innego mechanizmu prawnego tam, gdzie jest to wymagane, wraz z umownymi, technicznymi i organizacyjnymi zabezpieczeniami. Wybory dotyczące lokalizacji Customer są rozstrzygane przez najbardziej szczegółowe zatwierdzone ustawienie organizacji/partnera; zmiana ustawienia nie powoduje automatycznej migracji istniejących danych. Skontaktuj się z privacy@sundae.io, aby uzyskać informacje o zabezpieczeniach mających zastosowanie do Twojego konta.

Przechowujemy informacje tylko tak długo, jak jest to potrzebne do określonego celu, relacji z kontem, obowiązków prawnych, sporów, bezpieczeństwa i audytu. Harmonogram operacyjny jest utrzymywany w naszym rejestrze zarządzania danymi i może różnić się w zależności od jurysdykcji oraz polityki Customer. Aktualne docelowe okresy obejmują: dane obecności oraz dane gości/rezerwacji zazwyczaj do 24 miesięcy; zapisy AI/czatu/użycia zazwyczaj do 18 miesięcy; powiadomienia/zaproszenia zazwyczaj do 12/3 miesięcy; dane tożsamości pracownika i dowody podpisów komercyjnych zazwyczaj do sześciu lat lub okresu roszczeń prawnych obowiązującego w danej jurysdykcji; płace, dane bankowe, podatkowe, statutowe i dokumenty pracownicze przez ustawowe minimum; zapisy wyłączenia marketingowego (marketing suppression) bezterminowo w celu szanowania rezygnacji; oraz dowody audytu append-only dla celów statutowych/kontroli SOC. Kopie zapasowe wygasają zgodnie z kontrolowanymi cyklami. Właściwie Aggregated Data mogą być przechowywane bezterminowo, ponieważ nie identyfikują już osoby ani Customer.

Z zastrzeżeniem prawa lokalnego, osoby mogą żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszalności, sprzeciwu, wycofania zgody oraz rezygnacji z marketingu/cookie. Mieszkańcy Kalifornii mogą mieć prawa do wiedzy, dostępu, usunięcia, sprostowania, rezygnacji ze sprzedaży/udostępniania lub reklamy ukierunkowanej, ograniczenia wykorzystania niektórych danych wrażliwych oraz otrzymania równego traktowania. EEA/UK, ZEA (w tym DIFC/ADGM) oraz inne jurysdykcje mogą zapewniać dodatkowe prawa, przedstawicieli lub drogi skargowe.

Wysyłaj żądania na privacy@sundae.io. Możemy zweryfikować tożsamość, poprosić o powiązane informacje organizacji/konta i przekazać żądania dotyczące Customer Data do Customer, gdy jest on administratorem (controller). Odpowiadamy w terminie wymaganym przez obowiązujące prawo i wyjaśniamy wszelkie prawne wyjątki, w tym ustawowe okresy przechowywania, roszczenia prawne, logi zabezpieczeń, zapisy wyłączeń lub dane stron trzecich/publiczne. Upoważnieni pełnomocnicy mogą działać, gdy prawo lokalne na to pozwala.

Niezbędne ciasteczka wspierają uwierzytelnianie, bezpieczeństwo i ciągłość sesji. Ciasteczka preferencji zapamiętują język/motyw/ustawienia. Ciasteczka analityczne pomagają mierzyć niezawodność i użycie produktu. Ciasteczka marketingowe lub piksele są używane tylko tam, gdzie jest to dozwolone i, tam gdzie wymagane, po uzyskaniu zgody. Możecie wycofać zgodę za pomocą narzędzia preferencji ciasteczek lub ustawień przeglądarki; wyłączenie niezbędnych ciasteczek może spowodować problemy z logowaniem lub funkcjami bezpieczeństwa.

Stosujemy szyfrowanie w tranzycie i w spoczynku tam, gdzie jest to obsługiwane, zasadę najmniejszych uprawnień i ograniczony dostęp, opcje MFA/SSO, izolację tenantów, logowanie, monitorowanie, kopie zapasowe, zarządzanie podatnościami, due diligence dostawców oraz procedury reagowania na incydenty. Żadna metoda nie jest doskonała. Jeżeli potwierdzimy incydent dotyczący danych osobowych, powiadomimy dotkniętych Customer oraz właściwe organy zgodnie z prawem i DPA. Nasze materiały dotyczące bezpieczeństwa opisują gotowość i kontrole i nie implikują posiadania przez Sundae certyfikatu SOC 2 Type II, chyba że jest to wyraźnie wskazane na aktualnej stronie bezpieczeństwa.

Usługi są usługami biznesowymi przeznaczonymi dla dorosłych działających w imieniu organizacji. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci poprzez nasze własne usługi tam, gdzie jest to zabronione. Customer nie powinien przesyłać danych dzieci, chyba że posiada podstawę prawną, wymagane zawiadomienia/zgody oraz odpowiednie zabezpieczenia.

Możemy zmieniać niniejszą Politykę w związku ze zmianami produktu, prawnymi lub operacyjnymi. Publikujemy nową wersję i datę, udzielamy dodatkowego zawiadomienia w przypadku istotnych zmian tam, gdzie jest to wymagane, oraz uzyskujemy odnowioną zgodę, gdy prawo lub nasz proces rejestracji tego wymaga. Tłumaczenia są dostarczane dla wygody, chyba że lokalna umowa stanowi inaczej; wersja w języku, która ma charakter wiążący, zostanie wskazana przy akceptacji.

Sundae Technologies Inc. · 1007 N Orange St, 4th Floor, Suite 1382 · Wilmington, DE 19801, United States

Zespół ds. prywatności: privacy@sundae.io · Legal: legal@sundae.io · Security: security@sundae.io