Informativa sulla privacy

Per i visitatori del sito web, i contatti degli account, i prospect, i contatti di supporto, i contatti di fatturazione e gli utenti della forza lavoro di Sundae, Sundae è generalmente il controller/azienda che decide le finalità del trattamento.

Per i dati che un'organizzazione carica o connette per gestire il proprio account ("Customer Data"), l'organizzazione generalmente decide le finalità e i mezzi. Può essere il controller/azienda (inclusi datore di lavoro, gestore di venue o fornitore di servizi), e Sundae agisce generalmente come processor/fornitore di servizi. L'organizzazione è responsabile delle notifiche, della base giuridica, delle autorizzazioni e della risposta alle richieste dei propri dipendenti, candidati, ospiti e clienti. Un DPA, un ordine o un accordo di rivendita può attribuire i ruoli in modo diverso per un servizio specifico.

Account e identità: nome, username, email, telefono, credenziali di password, metadati MFA/SSO/WebAuthn, ruolo, organizzazione, lingua, fuso orario e preferenze.

Organizzazione e commerciale: entità giuridica, indirizzo commerciale, identificativi fiscali/IVA, sedi/punti vendita, contatti di fatturazione, abbonamento/SKU, fatture, stato dei pagamenti, livelli di supporto e rapporto con il rivenditore. I numeri di carta di pagamento sono gestiti dai fornitori di pagamento; Sundae non memorizza intenzionalmente numeri di carta completi.

Dati core di business: ordini POS e voci di linea, ricavi, strumenti di pagamento, sconti, rimborsi, economia delle consegne, inventario, acquisti, fornitori, prenotazioni, contabilità/P&L, campagne di marketing, recensioni, interazioni con gli ospiti, previsioni, benchmark, report e note operative. Questi possono contenere nomi, email, numeri di telefono, indirizzi o informazioni personali in testo libero fornite dal Cliente.

Dati workforce Crew: profili dipendenti/membri, nomi legali/preferiti, contatti e contatti per emergenze, numeri dipendente, ruoli lavorativi, dipartimenti, responsabili, assegnazioni outlet/sedi, stato/tipo di impiego, date di assunzione/cessazione, autorizzazione al lavoro, disponibilità, pianificazioni, swap di turno, rilevazione presenze e timbrature, pause, rettifiche, ferie e saldi, segnali di performance/forza lavoro, compensi/tariffe, mance, spese, prestiti, trattenute, pignoramenti, benefits, familiari a carico, candidature di recruiting, firme elettroniche, contratti, policy, certificazioni e attività di self-service dei dipendenti.

Dati sensibili o di categorie speciali quando abilitati dal Cliente: identificativi governativi/passaporto/residenza e identificativi fiscali, dati bancari/dettagli di pagamento, token biometrici o da chiosco, geolocalizzazione associata alla presenza, attributi demografici/DEI, documenti sanitari o relativi a permessi, informazioni su benefits/familiari e altri dati protetti dalla legge locale. Questi campi sono opzionali o soggetti ad autorizzazioni dove supportati e dovrebbero essere raccolti solo quando il Cliente dispone di una base giuridica e di necessità.

Dati ospiti, clienti ed eventi: profili CRM, cronologia fedeltà/visite, prenotazioni, recensioni, feedback, segnalazioni, contatti per catering/consegne e preferenze di marketing.

Comunicazioni e contenuti: ticket di supporto, messaggi chat, domande ad Ask Sundae, file caricati, informazioni di chiamata/email/calendario quando connesse, risposte a sondaggi, feedback e evidenze di firme elettroniche.

AI e informazioni derivate: prompt, testo di query, contesto selezionato, risposte generate, classificazioni, confidenza/provenienza, approvazioni d'azione, hash dei prompt, modello/route, utilizzo token/crediti, registri di decisione/replay e diagnostica redatta. Progettiamo il percorso AI per limitare l'accesso per tenant e redigere o minimizzare le informazioni personali, ma i Clienti non devono inviare dati sensibili non necessari.

Dati di integrazione e sicurezza: identificativi dei connettori, metadati OAuth/API, eventi webhook, cursori di sincronizzazione, nomi di file, stato di salute, metadati delle credenziali mascherate, indirizzo IP, dispositivo/browser, log, eventi di audit, dati di sessione, posizione approssimativa, segnali di frode/sicurezza e registri di incidenti.

Cookie e tecnologie simili: identificatori essenziali di sessione/autenticazione, preferenze, analytics e (quando separatamente consentito) identificatori di misurazione del marketing.

Riceviamo informazioni da te; dalla tua organizzazione o dai suoi amministratori; da dipendenti, candidati, ospiti e clienti tramite i Customer Data; da sistemi connessi e partner; da fornitori di pagamento, hosting, analytics, email, sicurezza e supporto; da fonti pubblicamente disponibili; e dal tuo browser/dispositivo.

Utilizziamo le informazioni per fornire e proteggere i Servizi, autenticare gli utenti, applicare l'ambito e le autorizzazioni dell'organizzazione, sincronizzare integrazioni, generare report/benchmark/previsioni, gestire i flussi Crew, produrre readiness payroll ed export, fornire buste paga e documenti di supporto, erogare supporto, comunicare avvisi di servizio, processare la fatturazione, prevenire frodi e abusi, monitorare l'affidabilità, investigare incidenti, migliorare i prodotti, creare Aggregated Data, adempiere alla legge e gestire controversie. Quando richiesto, le basi includono contratto, interessi legittimi bilanciati rispetto ai diritti, consenso, obblighi legali e motivi di interesse vitale/pubblico riconosciuti dalla legge locale. I Clienti scelgono la base per i loro Customer Data.

Non utilizziamo i Customer Data per finalità incompatibili con le istruzioni del Cliente. Non vendiamo consapevolmente informazioni personali per denaro. Qualsiasi opzione di “condivisione” o di rifiuto della pubblicità mirata disponibile ai sensi della legge locale è rispettata tramite il meccanismo di preferenza applicabile.

Le richieste AI passano attraverso il gateway controllato di Sundae verso provider approvati e sono soggette a scopo tenant, controlli di routing, controlli di sicurezza, misurazione dei crediti e audit. Potremmo conservare prompt/output o hash per i periodi indicati nella Sezione 9 per fornire la funzionalità, prevenire abusi, risolvere controversie, misurare i costi e migliorare l'affidabilità. Non inviamo consapevolmente dati identificabili del Cliente a un programma di addestramento di modelli generali eccetto se espressamente concordato; dati Aggregated o de-identificati possono essere usati per miglioramento prodotto e ricerca. L'output AI è probabilistico e non deve essere usato come unica base per decisioni su occupazione, retribuzione, benefit, credito, sicurezza o decisioni di analogo rilievo.

Condividiamo solo quanto necessario e consentito con: fornitori di hosting cloud/database/backup; fornitori di autenticazione, email, SMS e supporto; fornitori di sicurezza, logging, monitoraggio e analytics; processori di pagamento; fornitori di modelli AI tramite il gateway; payroll/HRIS, POS, contabilità, delivery, prenotazioni, CRM e altre integrazioni selezionate dal Cliente; rivenditori autorizzati e partner regionali; consulenti professionali e assicuratori; autorità o altre persone quando la legge, la sicurezza o contestazioni legali lo richiedono; e un acquirente o successore in fusione, finanziamento o trasferimento di attività. Una lista aggiornata dei subprocessori e il DPA descrivono nomi dei fornitori, finalità, sedi e garanzie.

Il Cliente è normalmente il datore di lavoro/controller per i dati di dipendenti, candidati, familiari e payroll. L'accesso è limitato per ruolo, organizzazione, entità giuridica, outlet e campo riservato. I registri payroll e statutari possono essere conservati per i periodi obbligatori anche dopo la chiusura dell'account. Identificativi bancari e governativi possono essere hashati o cifrati; non sono posti nei log ordinari di osservabilità. Biometria/geolocalizzazione, dati demografici, sanitari e dei familiari richiedono la base giuridica, la necessità, l'accesso e la conservazione controllati dal Cliente. Sundae non è il datore di lavoro, l'autorità fiscale, il fornitore di payroll o il consulente legale e non decide le retribuzioni, la classificazione o gli obblighi di deposito del Cliente.

Sundae ha sede negli Stati Uniti e può trattare dati nei paesi in cui Sundae o i fornitori operano. Usiamo decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard, il UK IDTA/Addendum o un altro meccanismo legale dove richiesto, insieme a garanzie contrattuali, tecniche e organizzative. Le scelte di residenza del Cliente sono risolte dall'impostazione dell'organizzazione/partner approvata più specifica; cambiare un'impostazione non migra automaticamente i dati esistenti. Contatta privacy@sundae.io per le garanzie rilevanti per il tuo account.

Conserviamo le informazioni solo per il tempo necessario alla finalità dichiarata, al rapporto di account, agli obblighi legali, alle controversie, alla sicurezza e all'audit. Il programma operativo è mantenuto nel nostro registro di governance dei dati e può variare per giurisdizione e politica del Cliente. Le finestre target correnti includono: dati di presenza e dati ospite/prenotazione generalmente fino a 24 mesi; registri AI/chat/uso generalmente fino a 18 mesi; notifiche/inviti generalmente fino a 12/3 mesi; identità del dipendente e prove di firma commerciale generalmente fino a sei anni o il periodo di rivendicazione legale applicabile; documenti payroll, bancari, fiscali, statutari e dei dipendenti per il minimo statutario applicabile; record di soppressione marketing indefinitamente per rispettare le rinunce; e evidenze di audit append-only per scopi statutari/di controllo SOC. I backup decadono secondo cicli controllati. I dati correttamente Aggregated possono essere conservati indefinitamente perché non identificano più una persona o un Cliente.

Salvo diversa normativa locale, gli interessati possono richiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, revoca del consenso e opt-out per marketing/cookie. I residenti in California possono avere diritti di conoscenza, accesso, cancellazione, rettifica, opt-out dalla vendita/condivisione o pubblicità mirata, limitare alcuni usi di informazioni sensibili e ricevere trattamento paritario. L'UE/EEA, UK, UAE (inclusi DIFC/ADGM) e altre giurisdizioni possono prevedere diritti aggiuntivi, rappresentanti o vie di reclamo.

Invia le richieste a privacy@sundae.io. Possiamo verificare l'identità, chiedere l'organizzazione/account rilevante e inoltrare le richieste sui Customer Data al Cliente quando esso è il controller. Rispondiamo entro i termini richiesti dalla legge applicabile ed illustriamo qualsiasi eccezione legale, inclusi conservazione statutaria, contestazioni legali, log di sicurezza, record di soppressione o dati di terzi/pubblici. Agenti autorizzati possono agire dove la legge locale lo consente.

I cookie essenziali supportano autenticazione, sicurezza e continuità della sessione. I cookie di preferenza ricordano lingua/tema/impostazioni. I cookie di analytics aiutano a misurare affidabilità e utilizzo del prodotto. I cookie di marketing o i pixel sono usati solo quando consentito e, quando richiesto, dopo il consenso. Puoi revocare il consenso tramite lo strumento di preferenza cookie o i controlli del browser; disabilitare i cookie essenziali può compromettere l'accesso o le funzioni di sicurezza.

Utilizziamo cifratura in transito e a riposo dove supportato, accesso a privilegi minimi e scopo limitato, opzioni MFA/SSO, isolamento tenant, logging, monitoraggio, backup, gestione delle vulnerabilità, due diligence sui fornitori e procedure di risposta agli incidenti. Nessun metodo è perfetto. Se confermiamo un incidente sui dati personali, notifichiamo i Clienti interessati e le autorità come richiesto dalla legge e dal DPA. I nostri materiali di sicurezza descrivono readiness e controlli e non implicano che Sundae detenga una certificazione SOC 2 Type II a meno che non sia espressamente indicato nella pagina di sicurezza corrente.

I Servizi sono servizi aziendali destinati ad adulti che agiscono per conto di un'organizzazione. Non raccogliamo consapevolmente informazioni personali di minori tramite i nostri servizi quando ciò è vietato. Un Cliente non deve caricare dati di minori a meno che non abbia una base giuridica, le notifiche/consensi richiesti e le garanzie appropriate.

Possiamo rivedere questa Informativa per cambiamenti di prodotto, legali o operativi. Pubblicheremo la nuova versione e la data, forniremo avvisi aggiuntivi per cambiamenti materiali quando richiesto e otterremo un nuovo consenso quando la legge o il nostro flusso di registrazione lo richiedono. Le traduzioni sono fornite a scopo di comodità salvo diverso accordo locale; la versione nella lingua di controllo sarà identificata al momento dell'accettazione.

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